Things 3 per iPhone, iPad e Mac – Recensione e novità di iOS 12

Amanti della produttività, questa recensione è per voi. Analizzeremo punti di forza e debolezza di una delle migliori applicazioni per gestire i propri task per iPhone, iPad e Mac.

Things è un to-do manager e si basa sul metodo GTD sviluppato da David Allen. Proviamo a sintetizzare gli aspetti salienti di questo metodo cercando di capire come viene sfruttato da Things per migliorare la nostra produttività.

Il metodo GTD e Things

Raccogli

La prima fase del metodo consiste nel raccogliere tutto ciò che riteniamo importante o che semplicemente vogliamo ricordarci di fare: attività, progetti, note ecc.
Non importa se questi riguardano il nostro lavoro, la nostra vita privata, se si tratta di attività obbligatorie o semplicemente qualcosa che svolgeremo quando avremo un po’ di tempo libero.
Inizialmente possiamo aggiungere qualsiasi cosa intendiamo tracciare nella “Inbox” di Things tramite l’apposito “+” . Possiamo sfruttare anche il comodo widget per il centro notifiche di iPhone, iPad e Mac.

Analizza ed elabora una lista

La seconda fase consiste nell’analizzare e organizzare opportunamente ogni elemento che abbiamo inserito nella nostra Inbox, ad esempio programmandolo per una data e ora precisa. Il metodo GTD impone di iniziare dalla cima della lista ed elaborare un elemento per volta. Mai rimettere un elemento nella lista. Se il task che stiamo analizzando non richiede una particolare azione lo si archivia o elimina del tutto. Se il task richiede una azione bisogna valutare quando sbrigarla. Seguendo la regola dei due minuti possiamo eseguire e completare un task se richiede un impegno di tempo pari a non più di due minuti (circa) altrimenti se lavoriamo in team possiamo delegare a qualcun altro il task o semplicemente lo rimandiamo ad una data ben precisa o lo inseriamo nelle cose da fare appena possibile.
Al fine di rispettare questa organizzazione, Allen consiglia di stilare una serie di liste nelle quali inserire i nostri task. Le liste che troviamo in Things sono: Programmati, Prossimamente, Prima o poi.

In Programmati inseriremo tutti i task che programmiamo per una data ben precisa e che quindi avranno una scadenza. Grazie agli strumenti messi a disposizione da Things, oltre alla semplice programmazione, è possibile decidere una vera e propria data di scadenza per un task o un progetto oppure impostare una notifica di promemoria. L’integrazione con il calendario di iOS permette di avere una panoramica completa di tutti i nostri impegni.
In Prossimamente andranno tutti quei task che abbiamo precedentemente definito come “task da completare appena possibile” ma che probabilmente riteniamo non così urgenti da dover programmarne il momento in cui andremo a completarlo.
Se non sappiamo effettivamente quando ci sarà l’occasione di completare un task, possiamo utilizzare la sezione Prima o poi. Il nome stesso spiega molto bene il compito di questa sezione e non c’è molto altro da aggiungere. Sfruttando queste tre liste, possiamo svuotare la Inbox che verrà riempita con nuovi task non appena avvertiremo la necessità di memorizzarne dei nuovi.

Rivedi

Dopo aver organizzato i task in liste ed effettuato una programmazione in agenda, sarà necessaria una revisione. Questa può essere fatta non appena concludiamo la suddivisone dei task nelle rispettive liste o giornalmente quando si ha tempo. Grazie alla revisione si valuta innanzitutto se ha senso la suddivisione o la pianificazione scelta per una giornata (non ha molto senso, ad esempio, pianificare per una giornata tanti task se poi non si ha il tempo per portarli a termine). La revisione è una fase molto personale e non esistono delle vere e proprie linee guida per effettuarla correttamente. Se si è degli instancabili procrastinatori, ad esempio, Allen consiglia di evitare di svolgere i compiti più semplici di una lista lasciando sempre per ultimi quelli più difficili ma svolgerli nell’ordine con cui sono stati memorizzati. Inoltre fa parte del processo di revisione (una volta alla settimana almeno) rivedere tutte le azioni programmate, l’andamento dei progetti, le voci in attesa, le cose ancora da fare. La revisione assicura che tutti gli elementi memorizzati in Things e la loro programmazione sia costantemente aggiornata.

Fai

A questo punto non resta che portare a termine i task pianificati per la nostra giornata. Seppure è fondamentale organizzare e pianificare i nostri task e impegni quotidiani, il metodo GTD impone di non dedicare troppo tempo alla pianificazione (non siate troppo minuziosi!). Definita una programmazione o scadenza per un task bisogna effettivamente portarlo a termine. In questo modo si riducono eventuali tentativi di rimandare le cose da fare o di lasciare in sospeso progetti perché non si ha tempo o voglia.

Perché scegliere Things

Things non è l’unica app basata sul metodo GTD ma è sicuramente una delle migliori.
Per chi come me ritiene che anche interfaccia e animazioni siano da curare in una applicazione, Things è l’app giusta.
Più volte mi è capitato di provare task manager con tantissime funzioni. Si tratta molto spesso di applicazioni macchinose da utilizzare. Things invece ha esattamente tutto ciò che serve per una buona pianificazione. È integrato con calendario e promemoria di iOS e permette di aggiungere nuovi task nella inbox anche attraverso il servizio “Mail to Things”. Quest’ultimo l’ho trovato poco completo rispetto all’omonimo servizio che altre app simili offrono ma è stato aggiunto di recente e quindi confido in ulteriori miglioramenti.
È integrato con Siri ma personalmente ho riscontrato molto spesso dei malfunzionamenti. Il servizio di sincronizzazione tra i dispositivi non si basa su iCloud ma è proprietari e funziona molto bene.
Per macOS è poi disponibile una estensione gratuita chiamata “Things Helper”. Grazie ad essa, quando viene creato un task rapido attraverso le scorciatoie da tastiera, Things è in grado di capire il contesto in cui è stato richiamato e completerà per noi uno o più campi del task. Infine, su iPad Things offre la stessa esperienza d’uso offerta su desktop tramite l’applicazione per Mac. L’integrazione con la tastiera e le sue scorciatoie è perfetta e permette di utilizzare facilmente e rapidamente Things.

Things + iOS 12

Nella giornata di ieri Culturedcode ha aggiornato le sue app per iPhone (ed Apple Watch) e iPad implementanto in modo impeccabile le principali funzionalità offerte da iOS 12.

Siri Shortcuts

Grazie alle funzionalità proattive offerte da Siri, iOS è in grado di capire e conoscere come quotidianamente utilizziamo Things e suggerirci una azione da fare. Ad esempio se ogni giorno, la mattina alle 9:00, guardiamo le cose da fare in giornata, Siri ci suggerirà di aprire la sezione Oggi in Things e per farlo basterà un tap sull’apposita notifica.

Quick Entry personalizzate e comandi vocali

È ora possibile costruire le proprie Quick Entry personalizzate nel titolo, contenuti, tag, ecc. direttamente dalle impostazioni di Things. È possibile, inoltre, associare un comando rapido per poter aggiungere il to-do direttamente con la voce tramite Siri.

To-do precompilati e comandi vocali

È possibile creare dei to-do già pronti e associargli un comando vocale. Ogni volta che utilizzeremo quel comando vocale con Siri, Things aggiungerà automaticamente il to-do secondo la nostra personalizzazione. 

Accesso rapido alle liste

Sempre grazie a Siri e Comandi è possibile avere una panoramica delle proprie liste in Things utilizzando la propria voce.

Tutte queste funzioni possono essere integtrate in qualsiasi flusso di lavoro grazie all’app Comandi, disponibile come aggiornamento gratuito di Workflow.

Notifiche dinamiche

È possibile decidere se rimandare una notifica di promemoria di 10 o 30 minuti, 1 ora oppure segnare il to do come completato direttamente dal banner di notifica. 

Password Autofill e landscape mode

Things supporta la nuova funzione “Password Autofill” di iOS 12 e può essere ora utilizzata anche in orizzontale su iPhone.

Apple Watch: nuove complicazioni per Series 4

Supportando watchos 5, Things si integra perfettamente con la watch face di Siri mostrando i prossimi to do e quanti to do mancano nella lista “Oggi”. Per Apple Watch Series 4 ci sono nuove complicazioni. Vi mostriamo una anteprima nell’immagine sotto. Culturedcode ha promesso, inoltre, importanti aggiornamenti in vista del rilascio di macOS Mojave per supportarne tutte le principali novità tra cui l’attessissima dark mode.