Tra digitale e cartaceo: la gestione dei documenti in azienda

 

Attualmente la gestione dei documenti in azienda può contare su diverse opzioni, a partire dall’uso del cartaceo fino al processo di digitalizzazione degli stessi. Oggi approfondiremo alcune informazioni relative all’uso di entrambe le varianti, passando dalle tecniche di gestione delle pratiche aziendali più tradizionali fino ad arrivare alle novità tecnologiche. 

Come gestire i documenti in azienda

Grazie al digitale, oggi, si ha la possibilità di abbandonare gli archivi cartacei per passarli all’interno di una memoria di storage elettronica. In tanti, infatti, consigliano di seguire questa strada, anche per una questione di ecosostenibilità, mettendo in atto alcune regole per un ufficio paper free, in modo tale da risparmiare molteplici quantità di carta. Fra le altre cose, il canale digitale è ottimo perché consente di velocizzare le operazioni e di semplificare il reperimento delle informazioni aziendali che servono. In sintesi, si accelera la fase di ricerca basandosi sugli indici del computer e delle cartelle, grazie a strumenti come il classico “Trova”. 

Di contro, va detto che in certi casi conviene integrare i due sistemi, dunque prevedere un metodo di archiviazione sia digitale sia cartaceo. Si parla nello specifico dei documenti considerati di vitale importanza strategica per l’azienda, o contenenti dati molto sensibili. Gli archivi digitali possono essere infatti violati dall’esterno, dagli hacker, mentre gli archivi cartacei possono essere messi al sicuro da mani e occhi indiscreti. È chiaro, però, che anche i documenti sensibili, se si dispone di un sistema di sicurezza all’avanguardia, possono essere digitalizzati. In questi casi le copie cartacee sono sempre consigliate.

Come organizzare i documenti cartacei in ufficio

L’organizzazione dei documenti in versione digitale è oltremodo semplice, dato che basta archiviarli in supporti fisici come gli hard disk esterni, le memorie dei computer, i NAS e via discorrendo. 

Diverso il discorso in relazione ai documenti cartacei, che ovviamente occupano uno spazio fisico, e dunque richiedono la massima attenzione in sede di organizzazione. Qui si consiglia innanzitutto di cestinare tutti i documenti che non servono, e di ordinare i rimanenti seguendo una certa logica, come l’ordine alfabetico, l’ordine numerico e l’ordine cronologico. Inoltre, per ottimizzare l’attività dei dipendenti in ufficio, molte aziende offrono dei gadget ad hoc, che si rivelano utili soprattutto per la gestione di fogli e pratiche importanti. Le imprese, ad esempio, potrebbero optare per gli evidenziatori personalizzati da ordinare online, o altri oggetti come le penne e i block notes, così da mettere il personale nelle condizioni di lavorare con maggiore semplicità. Inoltre, si suggerisce di fare molta attenzione ad una questione pratica: gli schedari con i documenti devono essere facili da raggiungere e da aprire, perché in caso contrario i dipendenti potrebbero impiegare troppo tempo nella gestione delle varie pratiche.